Ergänzende Hinweise zum Datenschutz bei Vermietungsverhältnisen

Beachten Sie bitte, dass wegen des enormen Umfangs der aktuellen deutschen und europäischen Datenschutzrichtlinien und der angestrebten Abdeckung einer möglichst großen Vielfalt von Konfigurationen und Situationen derzeit und in Zukunft in den allgemeinen Datenschutzerklärungen u. U. auch Punkte beschrieben und geregelt werden, die momentan nicht oder noch nicht oder auch nicht mehr in der Praxis zur Anwendung kommen, auch wenn sie es jederzeit könnten. Ebenso liegen die Schwerpunkte meist bei den Dingen, die ganz allgemein für den Datenschutz relevant sind und in den meisten Situationen zutreffen. Nachfolgend finden Sie einige ergänzende Hinweise speziell für Mietverhältnisse.

 

Zusammenfassung der speziellen Anforderungen an den Datenschutz bei Mietverhältnissen / der Vermietung:

 

Umgang mit Mieter-Daten :

1. Einholung von Einwilligungen:

Mit Erstellen des Mietvertrages werden wir als Vermieter Daten erheben, um rechtlichen Pflichten nachzukommen. Alle Daten, die bereits vorher gesammelt werden (zum Beispiel Schufa-Auskünfte), dürfen nur mit der Einwilligung des Mietinteressenten gespeichert werden. Das betrifft grundsätzlich alle Informationen, die für die Durchführung des Mietverhältnisses nicht erforderlich sind, wie z.B. die E-Mail-Adresen und die Emails selbst, aber schriftliche Unterlagen. Werden wir von einem Interessenten angeschrieben und möchten diese Daten dauerhaft aufbewahren, werden wir Sie entsprechend informieren. Während der Anbahnung des Mietverhältnisses können Sie ihre Einwilligung jederzeit zurückzuziehen - in dem Fall werden wir die Daten unverzüglich löschen bzw. Unterlagen vernichten.

2. Datensparsamkeit

Grundsätzlich gilt im Sinne der Datensparsamkeit beziehungsweise Datenminimierungbei der Datenerfassung das Prinzip nur so viel Daten wie unbedingt nötig zu erheben . Es werden also nur jene Daten erhoben werden, die tatsächlich relevant und zweckgebunden sind. In der Praxis bedeutet das dass wir z.B. Telefonnummer oder E-Mail-Adresse erfragen, nicht aber die Religion. Sammeln wir also Daten, werden wir auch begründen, wieso und wofür.

3. Dokumentationspflicht für Vermieter

Dieses Verzeichnis sei hiermit dokumentiert und enthält folgende Punkte:

- Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls eines Vertreters

- Zweck der Verarbeitung

- Kategorien betroffener Personen – für uns als Vermieter sind das die Mieter – und der personenbezogenen Daten, also Kontaktdaten oder Verbrauchsdaten der Mieter

- Empfänger der Daten, wie zum Beispiel Ablesefirmen oder Hausverwaltungen

- Vorgesehene Fristen für die Löschung der Daten

 

4. Datenverarbeitung im Auftrag

Sofern wir als Vermieter andere Firmen mit der Datenverarbeitung beauftragen, wie etwa Hausverwaltungen oder Ablesefirmen, muss diese Dienstleistung datenschutzrechtlich abgesichert werden. Die sogenannte Datenverarbeitung im Auftrag fordert dabei spezielle Verträge zwischen Vermieter und Dienstleister, die klar festlegen, dass allein der Vermieter und nicht der Dienstleister die Datenhoheit behält. Der Dienstleister muss in diesen Verträgen auch geeignete Sicherheitsvorkehrungen nachweisen können.

 

5. Informationspflicht gegenüber Mietern

Wir als Vermieter werden unseren Mietern noch vor Mietbeginn und immer dann, wenn Daten neu verarbeitet werden, in einer verständlichen Form und i.d.R. schriftlich erklären, was mit den Daten geschieht.

 

Auf folgende Punkte werden wir den Mieter im Falle eines Mietverhältnisses besonders hinweisen:

Name und Kontaktdaten von uns als Vermieter sowie gegebenenfalls eines Vertreters.

Wofür die Daten erhoben werden – zum Beispiel für die Abrechnung von Betriebskosten.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ihrer Daten – zum Beispiel aus vertraglichen oder steuerrechtlichen Gründen.

Wie lange die Daten bei uns gespeichert werden.

Hinweise darauf, dass der ein Recht auf Auskunft, auf eine Kopie der Daten, die Löschung – insofern der Vermieter rechtlich nicht verpflichtet ist, sie weiterhin zu speichern – sowie die Einschränkung der Verarbeitung.

Der Mieter hat ein Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde.

Der Mieter hat das Recht, Einwilligungen jederzeit zurückzuziehen, zumindest sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung – beispielsweise die Notwendigkeit zur Vertragserfüllung – besteht.

Welche weiteren Personsen ode Firmen die Daten erhalten können – zum Beispiel Ablesefirmen.

Der Vermieter darf Daten dann an Dritte weitergeben, wenn es ein berechtigtes Interesse dafür gibt. Das ist zum Beispiel bei den turnusmäßigen Ablesungen von Wasser-, Strom- oder Gaszähler durch die Versorger der Fall.

 

6. Technische Sicherheit

Die erhobenen Daten werden nach dem Stand der Technik übermittelt und gespeichert. Soweit für sensible Dokumente, wie z.B. die Bonitätsauskunft, eine besonders gesicherte Datenübermittlung erforderlich ist, bitten wir um schriftliche Zusendung bzw. persönliche Übergabe, da z.B. die Übermittlung von Emails aus bekannten technischen Gründen nie völlig abgesichert werden kann und wir nicht über andere, ausreichend abgesicherte elektronische Übermittlungswege verfügen.

 

 

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